Tips Hari Ini

Tips Bikin Rapat Jadi Efektif

Oleh : albertus indratno / Kamis, 28 Februari 2013 16:06

Daripada terjebak pada pertemuan yang membosankan dan tidak menghasilkan poin penting, ada baiknya Anda mulai membuat rencana yang lebih sistematis. Bagaimana strateginya? Simak terus tips hari ini dari www.gudeg.net!

Pra pertemuan
Buatlah rencana terlebih dahulu! Tulis siapa yang akan diundang, tujuan, dan topik yang akan dibahas dalam pertemuan tersebut.

Buatlah tujuan yang spesifik
Tentukan hasil akhir yang diharapkan dari sebuah pertemuan. Semisal, penentuan langkah-langkah untuk meningkatkan layanan kepada konsumen, penentuan desain untuk produk di bulan Desember dan lain-lain.

Gunakan prinsip 5W + 1H
Dalam sebuah pertemuan sangat penting untuk menentukan hasil spesifik. Tentukan kapan, siapa, bagaimana, dimana, kenapa, dan apa yang diperlukan untuk menjalankan hasil pertemuan tersebut.

Bagikan agenda
Sebelum rapat dimulai, bagikan agenda berisi poin-poin penting yang akan dibahas dalam rapat. Sertakan juga pertanyaan-pertanyaan yang bisa memancing peserta untuk lebih aktif berpikir dan berpendapat.

Ucapan selamat datang
Sebelum rapat dimulai sebaiknya para peserta dipersilahkan duduk, lalu diminta memastikan ketersediaan agenda. Selain itu, pemimpin rapat mengatakan tujuan, kapan rapat akan dimulai dan selesai. 

Tentukan aturan main

Segera mulai diskusi dan tetapkan aturan main yang tegas. Semisal, obrolan yang dirasa menyimpang dari topik bisa dihentikan, tidak boleh merokok di dalam ruangan dan sebagainya. Pemimpin rapat juga harus menjaga agar rapat tetap berjalan sesuai dengan tujuan, memberi penekanan pada beberapa poin penting serta mencatat pertanyaan-pertanyaan yang muncul.

Gunakan "time keeper"
Time keeper (TK) bertugas mengingatkan pemimpin agar setiap agenda berjalan tepat waktu. Jika ada hal-hal lain yang dirasa penting, namun tidak termasuk dalam agenda, maka TK bisa memberi tambahan waktu sebanyak 5 menit. 

Buatlah catatan
Tentukan staf yang bisa menjadi notulen dan mencatat informasi penting di dalam rapat, seperti kontak person, rincian aktivitas atau staf yang bertanggung-jawab untuk proyek tertentu.

Rangkum dan ucapkan terima kasih
Buatlah rangkuman dari poin-poin yang dibicarakan di akhir rapat. Berikan tanggung-jawab kepada setiap orang terhadap kegiatan yang akan dilaksanakan. Hentikan rapat sesuai jadwal lalu  ucapkan terima kasih kepada setiap orang atas kedatangan dan kontribusi mereka.

Semoga tips hari ini berguna. Selamat mencoba!

Salam hangat

 

Tim Gudeg.net

0 Komentar

    Kirim Komentar